ウォーターサーバー利用料は経費に計上できる？勘定科目や注意点を解説

オフィスにウォーターサーバーを導入する際「経費にできるの？」との質問がよくあります。

その答えは「Yes」とも「No」ともいえるでしょう。
ウォーターサーバーをオフィスに設置しても、プライベート中心で利用すると「仕事のため」とは完全にいえないからです。

では、どんな場合がウォーターサーバーの料金を経費として計上できるのでしょうか？

この記事では、経費計上できるケースを説明したうえで、勘定科目と注意点を解説します。
ウォーターサーバーの導入を検討している法人や個人事業主の方は、ぜひ参考にしてください。

ウォーターサーバーの料金を経費に計上できるケース

ウォーターサーバーの水代や購入費・レンタル料などは経費に計上できます。
ウォーターサーバーにかかる料金を経費で落とすことは、従業員の福利厚生を充実させたり、会社のイメージアップにも繋げたりできる点がメリットです。

ただし、仕事中の使用よりもプライベート中の使用の方が多ければ、経費として計上できません。
あくまで仕事中に使ったものを経費として計上できます。

「オフィスにウォーターサーバーを置きたいけれど、どんなのがいいの？」とウォーターサーバー選びに困っている方は、「ウォーターサーバー選びの６つのポイントと３つの注意点を解説！」をご覧ください。

【法人・個人別】ウォーターサーバーの料金を経費で落とす際の勘定科目

ウォーターサーバーの利用にかかった料金を、経費で計上する際の勘定科目について解説します。

なお、法人と個人の場合では勘定科目が異なるほか、購入とレンタルでも勘定科目が異なります。
どの勘定科目で計上すればよいかわからない方は、しっかり確認しておきましょう。

法人で利用する場合

ウォーターサーバーを購入した場合、主に従業員が利用するのであれば「福利厚生費」、来客対応で活用するのであれば「接待交際費」として計上できます。

レンタルの場合はレンタル料が「リース料」もしくは「賃借料」、水代は「福利厚生費」か「接待交際費」です。

導入した際の目的によって変わるため、導入時の目的をはっきりとさせて計上しましょう。

個人事業主が利用する場合

個人事業主が専用オフィスのみで利用する場合、法人と同じように経費で計上可能です。
ただし、従業員がいない場合は福利厚生費として計上できません。
そのため「接待交際費」として計上しましょう。

しかし、オフィスではなく自宅で仕事をされている方もいます。
自宅兼オフィスでプライベートでも使用する場合、勘定科目は「接待交際費」もしくは「リース料」「賃借料」とし、使用割合を按分して計算します。

按分とは、物品や金銭などを基準となる数量に比例して割り振ることです。
ビジネスシーンでは会計用語として使われます。
例えば自宅兼オフィスが賃貸の場合、オフィスの割合を按分して賃料を経費に計上することができます。

ウォーターサーバーの料金を経費で落とす際の注意点

経費に計上する際は、消費税と勘定科目に注意してください。
確定申告の際に必要となるため、必ず事前に確認しておきましょう。

「そこまで高額ではないし、細かく決める必要はないのではないか？」と思うかもしれません。
しかし、確定申告で毎年勘定科目が異なるとかなり不自然に見えるほか、経費の削減をしたくても内容がわからないため難しくなってしまうことがあります。

水代とレンタル料の勘定科目が異なる

レンタルの場合、水代とレンタル料の勘定科目が異なる点に注意してください。
水代は福利厚生費や接待交際費として計上できますが、レンタル料はリース料や賃借料となります。

使用用途によって勘定科目が異なる

ウォーターサーバーは、使用用途によって勘定科目が異なる点が特徴です。
従業員が飲むことを想定して利用すれば「福利厚生費」となり、来客時に活用することを想定して利用すれば「接待交際費」として計上されます。

どの勘定科目で計上するか困らないためにも、導入時に目的を明確にするとよいでしょう。

オフィスには天然水のウォーターサーバーがおすすめ

オフィスでウォーターサーバーを利用すると、従業員が好きなときに水を飲んだり来客時にすぐにお茶やコーヒーを出したりできます。
天然水であればミネラルが含まれているため、夏の暑い日には大活躍することでしょう。

天然水のウォーターサーバーをオフィスに設置したい方は、「リセットタイム」のウォーターサーバーがおすすめです。
非加熱でミネラルをたっぷりと含んでいるほか、温水と冷水を各3段階で調節できるため、飲み物にあった温度の水をすぐに使用できます。

また、水代以外の料金が無料であることや、ECOモードが搭載されている点も大きな特徴です。
ランニングコストを抑えられるため、最小限の経費で利用できます。

非加熱でミネラルたっぷりの天然水

「リセットタイム」で提供する天然水は、島根県浜田市金城町の地下700mから採水しています。
不純物をほとんど含まない高品質な原水であるため、熱を一切加えない非加熱での処理が可能です。

そのため多くのミネラルを含んでおり、カリウムやマグネシウムはもちろん、炭酸水素イオン・シリカ・サルフェートも含みます。
これらは美容・健康志向が高い方に注目されているミネラルであるため、従業員の健康に配慮する目的で設置するのもよいでしょう。

温水と冷水を各3段階で調節可能

「リセットタイム」のウォーターサーバーは、温水と冷水を各3段階で調節可能です。
冷水は5℃・8℃・10℃、温水は80℃・85℃・90℃に調節できます。

この温度調節機能を利用し、コーヒーやお茶の種類にあった温度で抽出してもよいでしょう。

送料・レンタル料・メンテナンス料が無料

経費に計上すれば節税になりますが、なるべく経費を抑えたいと考えている法人や個人事業主もいます。
そのようなときも、「リセットタイム」のウォーターサーバーがおすすめです。

送料とレンタル料がかからないほか、2年ごとに10,000円相当のメンテナンスが無料で受けられるため、水代以外のランニングコストを抑えられます。

ECOモードで電気代を節約

ウォーターサーバーは常に電源を入れておく必要があるため、電気代が必ずかかってしまいます。
「ずっと電源をつけっぱなしだと電気代が高額になりそう」と不安に思う方もいるでしょう。

しかし、「リセットタイム」のウォーターサーバーなら安心です。
ECOモードを搭載しているため電気代が約月500円しかかからないほか、通常モードでも約月600円程度の電気代となるため、電気代が高額になりません。

災害などの万が一に備えられる

オフィスにウォーターサーバーを設置すれば、災害が発生した際に利用することもできます。
予備の水を備蓄水として置くこともできるため、仕事中にオフィスで被災した直後は水がなくて困ることはないでしょう。

なお、未開封のボトルの賞味期限は半年ほどです。
災害時などの万が一に使えるよう、常に新しいものを備蓄しておくとよいでしょう。

まとめ

「ウォーターサーバーは経費で落とせるの？」の質問にお答えしました。

ウォーターサーバーは経費で計上できますが、法人や個人、購入かレンタル、使用用途によって勘定科目が異なる点に注意しましょう。
また、レンタルの場合は水代とレンタル料が別の勘定科目になる点も要注意です。

どこのウォーターサーバーを選ぶか迷っているのであれば、「リセットタイム」のウォーターサーバーを検討してはいかがでしょうか？
送料やレンタル料が無料でお得なほか、ECOモード搭載で電気代が高額になりません。
気になる方は、お気軽にお問い合わせください。

執筆監修

中尾 尚喜営業

2020年より長年関わってきたフード業界と全く経験のない営業職に挑戦。ウォーターサーバーメーカー　i・ライフソリューションズにて、「ResetTime」の法人営業にゼロから務める。自然の恵みであるアルカリ生天然水 ResetTimeの美味しさを知り、天然水の良さをより多くの人に知ってもらいたいという想いで日々、挑戦中。